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以信息化引领科技社团管理服务创新发展

发布时间:2018-06-25 17:00:02      文章分类:行业新闻

——构建无锡市智慧科技社团管理服务平台的实践与探索

 

无锡市科协  王友根

 

2015年12月)

 

    科协所属科技社团(学会)是科协的重要组成部分,是科协和工作的基础,是科协力量所在。随着我市科技社团组织数量的持续增加,学会会员规模的不断扩大,目前无锡市各类学会数量已达到110多家,会员人数达几十万之众,涵盖了各个专业技术领域。同时,无锡市于2005年在全省率先实行了学会的全面改革,学会与政府部门在人员、机构和经费上的“三脱钩”。学会具有人才荟萃、智力密集、联系广泛等特点,在建设“强富美高”新无锡中地位独特、大有可为。学会如何加强自身组织建设,更好地为会员服务?科协如何更快捷、更有效地指导、管理和服务学会?如何重视和利用科技工作者的这些优势,最大程度地把各条战线、各个方面的科技工作者的智慧和力量发挥出来,力量凝聚起来,汇聚起推进“强富美高”新无锡建设的强大合力?已摆在科协组织的一项重大课题和长期任务,关系到科协在新形势下发挥作用,关系到学会的创新发展。为此,无锡市科协在广泛调查研究、听取学会意见和建议的基础上,主动对接信息化的现代技术手段,于2014年下半年起,组织实施学会管理服务平台建设,将全市各类科学学会打造成为智慧科技社团,不断适应改革创新发展的需要。

 

一、全力推进智慧科技社团服务管理平台建设

 

1、智慧科技社团管理服务平台创建目的

 

    为了更好实现科协对学会管理与服务的创新,为基层学会做好服务,使全市科技社团实现以信息化模式开展学会管理和服务,我们从2014年下半年起谋划建立无锡市自然科学学会管理服务平台(智慧科技社团管理服务平台,简称学会服务平台)。2015年年初试运行。网站的建立和运行为构建无锡市科技社团网站群,打造科技智慧社团,扩大科技社团在全市的影响力,提升科技社团的服务水平和能力发挥了积极的作用。科协为全市科技社团创建信息化管理服务平台,基本实现学会管理的现代化,在无锡市社团管理中走在前列,在全省科协系统中进行了初步探索与实践。

 

2、智慧社团管理服务平台基本功能

 

    无锡市学会服务平台主要由“1+N”网站群、“三统一”管理模式、四大数据库和18个功能模块,以及个人手机APP终端构成,从而基本达到以下三方面的目标,一是满足学会内部自身管理、基本信息数据管理、对会员服务和开展活动与对外服务的需要。二是科协对学会的管理、指导与服务的便捷、高效。三是具体的组织架构为:

 

    “1+N”网站群: 是指“1”为建立一个对外宣传、推介学会、对内学会服务的全市统一的无锡市学会服务平台。“N”为全市各学会建立各自的网站。

 

    “三统一”管理模式:是指“统一数据中心、统一平台、统一管理”的模式。由市科协委托专业公司开发统一的学会基本信息数据中心、统一格式的网站平台架构,统一负责平台的日常运行维护管理,由学会服务平台综合门户网站统一对外,由科协的服务器集中对各学会的信息数据的保存管理,从而达到降低开发、运行成本,统一对外宣传的目标。

 

“四大数据库”:是指在开发统一的数据库模块的基础上,建立学会“会员信息数据库、专家信息数据库、软课题数据库、科技论文数据库”等四大基础数据库。

 

    “18个功能模块”:是指学会服务平台设置了社团管理数据库、会员数据库、专家数据库、软课题数据库、科技论文库、大数据分析、社团网站群、档案管理、新闻采编、短信群发、活动组织管理、网上沙龙、基于微博的在线交流、电子期刊、问卷调查、需求发布移动APP以及系统部署等18个服务功能,将科技社团的职能、任务、作用等通过网络平台展示给大家,不断扩大其影响力,提高知名度,提升科技社团服务创新的能力。

 

    总之,智慧社团服务平台建设采用了移动互联、云计算和大数据等技术,平台成熟度高,智慧社团云平台致力于打造科技社团网站群、科技社团大数据中心、以及“三统一、四大数据库、一平台”的创意设计成为可以复制,可以推广。

 

3、具体做法

 

    学会服务平台的建设是一项难度大、工作量大、涉及面广的系统性、基础性和全局性工作,必须思想认识统一、高度重视,集中力量、统一部署。我们的具体做法是:

 

    一是加强组织领导,广泛发动。市科协把本项工作作为推进科协服务学会方式方法的自我变革、提升学会自身建设与创新服务能力的重要举措,摆在了科协重点工作的位置,科协高度重视,配备强有力的人员重点推进。同时,抓住学会理事长和秘书长等领导,进行了宣传发动,统一了思想、提高了认识,配备了专门人员具体负责,使之成为学会的自身需要和自觉行动,学会领导的重视为本项工作的开展打下了坚实的组织基础。

 

    二是开展专门培训辅导工作。为了更好地了解、掌握平台的各个功能、内容和具体要求,科协专门开展了多轮集中培训、点对点的个性化培训、交流研讨等多种形式,由开发公司抽调精尖技术人员团队负责培训工作,保证了学会具体人员的快速上岗开展工作。

 

    三是建立了学会首席信息官制度。在科技社团内建立了社团首席信息主管(CIO)制度,并组织200多人次的信息化技术培训,经考试考核,有80多个社团信息化负责人获得了由无锡市信息化领导小组办公室颁发的CIO证书。

 

    四是树立典型,开展评比活动。为了已建网站的学会提高使用效率、充实完善各类基础数据信息和提高宣传交流频率,同时推进其它学会早日建成,今年组织开展了评比考核工作,评出了23家学会为市科技社团优秀网站,起到了典型示范、引导的效果。

 

4、智慧社团服务平台运行效果

 

    通过一年多的实际运行,已有80余家学会进入了学会服务平台,占全市学会总数的三分之二以上,初步达到了建立平台的目的,取得了较好的成效,受到了学会的普遍欢迎。各学会在会员管理、活动组织上、会员交流、对外宣传等方面都有了明显提升,2015年全市科技社团发布的新闻篇幅总量达到了10000多条,平均每个社团发布量100多条;活动组织的频率也有明显提升,2015年全市科技社团活动场次120多场。

 

    通过学会服务平台促进了科协对下属学会的管理,掌握了更多学会的动态,在各学会自建会员库、专家库、课题库和科技论文库的基础上,建立了全市科技社团会员库、专家库、课题库和科技论文库,目前科技社团入库的会员总量达30000多人,课题库有680多篇文章,科技论文库有13000多篇文章,专家库有500多位专家。平台信息发布渠道多种多样,大大提升了科协学会部通知发布的到达率和及时性,2015年几次大型专题报告会到会人数场场爆棚,也是受益于学会服务平台。

 

    科技社团综合门户(自然科学学会服务平台)是一个新闻资讯及活动发布集散地,各个学会的会员通过这个平台可以了解活动情况并报名参加,实现了学会之间跨界交流与合作。正在成为无锡科技工作者、企业和园区了解科技社团的上网入口,是无锡科技社团领域的上网导航,大大提升了社会了解社团便利性,也让科技社团多了一个展示自我、宣传自我的舞台。

 

    总之,科协组织建立学会管理服务平台,主要起到以下几方面的其作用。

 

    一是提升了学会管理现代化水平,基本满足学会日常管理与办公的需要。平台的基本功能已满足了科协对学会的管理、统计、服务等要求,以及学会自身管理、活动发布、对外合作交流的需要,平台的建立为学会向现代学会、智慧社团的转型提供了必要的条件。

 

    二是实现学会基本信息的数字化、动态化。针对现有学会基本信息、会员基本情况、论文信息等数据均以纸质文字形式保存,并随着时间的推移、人员的变动等因素而遗失。通过平台使纸质基本信息数据转换为数字化,达到永久保存的目的,并随着学会不断发展,使动态化管理成为可能。同时,科协通过平台的数据库,可随时统计学会的基本情况构成,随时掌握学会的动态发展情况,为科协推进学会创新发展提供科学决策依据。

 

    三是促进了学会、会员间的交流合作。平台为学会组织开展各类学术交流、组织动员会员参加各类活动,会员对学会的实际需求,以及科技工作者和企业加入学会提供了快速便捷的联系和沟通工作。同时,利用平台使各类学会之间、会员之间开展跨技术领域的学习、交流与合作,起到相互学习交流、共同提高的目的。

 

    四是提高了工作效率,降低了投入成本。本平台建设涉及到硬件的添置和软件的开发成本,由市科协设置统一的服务器,软件开发由集中统一委托专业公司开发,每个学会不需要另行添置,不需要学会增加任何成本开支。同时,科协工作布置、活动开发的通知等工作均由平台统一发布,每个学会、领导班子和会员均能在第一时间收到具体的信息,大大提高了工作效率。

 

    五是推动了学会与企业、园区的合作对接工作。各学会可利用平台向社会充分展示其基本服务业务、技术与人才优势,以及学会服务社会的能力与水平。企业、园区通过平台充分了解学会的基本情况,开展有针对性的合作交流工作,在学会与企业、园区之间架起了桥梁和纽带。

 

二、今后工作设想

 

    以上仅仅是我市建立学会管理服务平台一年多来的初步成效,还有很多工作要完善和拓展,许多作用还没有完全体现,需要我们作更多努力,持续推进,不断巩固现有成果,挖掘新的功能,下一步工作设想是:

 

1、进一步完善功能,不断提高学会应用平台效率

 

    一是根据学会使用情况的反馈,进一步完善平台功能、数据库组织架构等内容,使学会实际使用更简便、易操作、更高效。二是进一步充分各大数据库的信息内容,引导各学会加强人员投入,组织力量,保证各类信息数据的完整、统一。三是进一步组织发动,使未进入平台的学会尽快组织力量,建立自己的网站,争取通过2-3年使全市学会全部进入平台,提升平台的整体效率和社会影响力。

 

2、进一步拓展平台功能,实现市县联动

 

    一方面,根据平台对学会的覆盖面的不断提高和学会业务的不断拓展等形势发展的需要,我们将不断开发新的功能,拓展到学会党建工作领域。另一方面,计划将平台延伸到市(县)、区级学会层面,实现学会工作的市县二级联动体系,提升学会创新发展的全力。

 

3、加强宣传力度,提高平台的社会影响力

 

    学会服务平台的使用效果在一定程度上取决于社会对平台的知晓率,为此,我们将进一步加强宣传力度,大力宣传使用使用成效,先进典型学会网站,同时,采取多种形式加大学会服务平台的推介力度,不断提高平台在社会上的整体影响力。进一步发挥平台的效率。  

 

 

 

作者:无锡市科协 王友根

责任编辑:沈禁