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学会信息化规划

来源:     发布时间:2019-07-25 14:21:03      文章分类:行业动态

当今时代是现代科学技术飞速发展的时代,是信息化、网络化全面普及的时代,依网而生因网而强已成为这个时代的最强音符。行业学会作为社会经济生活中的一个重要组成部分,也只有借助网络这一新兴载体,充分发挥网络传输快捷、信息量大、交互性强、覆盖面广的优势,才能更加有效地把学会工作宣传出去,把外地的经验吸收进来,以改革创新精神全面推进学会工作,使学会工作体现时代性、富有创造性。

中国科协办公厅关于印发《科协系统信息化评估办法(试行)》的通知提出了针对相关学会的信息化考核目标、指明了信息化建设对于学会发展的重要意义。


指导思想

学会信息化建设指导思想:以科学发展观为指导,以提高学会核心竞争力为目标,坚持需求与效益相结合,加强信息资源的整合、开发与利用,促进业务流程的优化、重组,提高学会及下属学会的管理能力、运作效率和服务水平,提高学会的综合实力和竞争力,最终实现学会发展战略目标与可持续发展。

学会信息化建设遵循“统筹规划,学会主导;统一标准,分步实施;互联互通,资源共享”的方针。从学会整体利益和长远战略目标出发,统筹规划,制定方针政策,引导信息化建设方向。坚持在信息网络建设、信息资源开发利用、学会业务系统建设方面采用统一的技术标准和规范,充分发挥各方面的积极性,鼓励在优势互补的基础上,大力协同,加快发展。充分发挥已有资源的作用,以信息资源的开发利用为重点,实现信息互通、资源共享,避免重复建设与信息隔离的形式。

1.1.1. 信息化建设意义

一是通过建立学会管理业务信息化统一平台,对学会人、财、物、管理流程、生产次序及信息资源进行全面整合,促进“学会→部门”更好的沟通和协调,满足学会及时管理的需求,使学会的整体运作能力及整体对外响应力获得提高,强化学会执行力。

二是建立学会高效的项目管理平台,利用信息系统提供的功能,完善各个环节的成本控制手段,进行切实可行的成本控制及差异分析,辅助学会提高成本核算及控制的能力,降低学会整体运营成本。

三是建立学会统一的风险监控平台,加强异常和重大事项的监控与反馈机制,帮助学会更有效地对所属分支机构进行监控,降低学会整体运营风险。


基本原则

1.1.2. 坚持“统筹规范、学会主导

学会信息化建设是一项涉及面广、技术和资金密集型的系统工程,为确保系统发挥整体效益,必须在学会统一规划下,学会总部各部门及各级单位遵照统一规划、规范协同建设,共同发展,确保信息化建设实现互联互通,资源共享。

1.1.3. 坚持“统一管理、统一标准、分步实施”

学会信息化管理部门统筹学会的信息化工作,负责有关规划、标准、规范的制定,基础信息网络平台建设,重点信息化项目建设、信息资源中心建设,建立与学会信息化发展相配套的安全体系。学会各单位需配合学会完成信息化建设,并根据学会要求建立相应的业务信息系统。

1.1.4. 坚持“互通互联、资源共享”

学会信息化工程需要统一建设,学会总部及下属各单位共享使用,对各单位现有的基础网络资源加以整合,建成统一的信息网络,由学会统一管理公共资源,根据学会发展需求进行调配,避免重复建设与资源浪费。以信息资源开发利用为中心,高度重视对信息资源的深入开发、利用、升级,实现各业务系统的整合,实现信息资源共享,全面提高信息资源利用率,实现学会信息资源最大限度发挥整体优势,实现信息共享。

1.1.5. 坚持“需求引导、适应发展、先进可靠”

学会信息化建设要围绕发展战略,从学会生产、经营、管理等关键环节入手,有针对性地发展各信息系统建设和应用开发,确保取得良好的应用效果,系统应具有一定的基础前瞻性和高可扩展性,满足学会的业务发展需求。信息化建设应充分考虑安全因素,加强管理制度和信息安全保障体系建设,保障信息安全。


规划目标

学会信息化建设目标:学会信息化建设速度明显加快,信息化应用全面深入学会管理和运作各个领域,全面实现“统一运作、整合资源、提升管理、优化会员服务”的信息化目标,使学会信息化建设水平满足学会发展需求及科协要求、提高会员服务质量。

1.1.6. 统一运作

建设学会整体的信息化运作体系,以统一规划为指导,以统一标准规范、管理制度和安全体系建立为手段,实现学会信息化建设、管理与维护的整体、协调、一体化运作。

1.1.7. 整合资源

以学会综合行政部为主管部门,学会各单位的互联互通为基础,充分利用学会整体信息资源,对现有信息资源进行整合与共享。

1.1.8. 提升管理

通过信息化建设,实现学会内部办公协同化、信息网络化、业务电子化和决策分析数字化,全面提升学会的工作效能、管理水平和决策能力。

1.1.9. 优化服务

建立公众信息化服务系统,提升学会公众服务质量和水平,树立学会形象。


信息化建设目标

建立各分支机构学会总部的数据互通连接,实现学会信息门户、会员智通管理、会议活动管理、办公自动化、论文评审管理项目申报管理、档案资料管理、财务资金管理等的现代化、透明化、节约化和快速化。

协同办公,能够充分满足学会、学会信息化建设的需要,更好的协助学会、学会进行信息化管理,提升执行管理能力。为行业企事业单位会员在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段,实现管理规范化,即业务规范化和信息规范化。同时,使员工的办公效率能够得到大幅度提升;内部员工之间相互交流更加灵活、方便;提升领导对各项工作的监督和控制能力。并且,协同办公将与学会、学会各业务系统实现无缝链接,实现业务系统数据与办公系统数据相互调用,达到业务办理全过程闭环管理和控制的目的,使业务数据的更新修改有据可查,所有工作依据一目了然。

基于学会、学会目前信息化建设的基础情况,将要建设的协同办公将会在以下个方面发挥作用:

1.1.10. 提供高效的协同管理工作平台

能够将组织管理中的业务活动、管理活动及产生活动的信息在组织、部门、个人会员之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。

组织规模的不断扩大,导致学会与会员、会员与会员间的直接沟通机会越来越少,组织需要构建新的文化环境,便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。

1.1.11. 提供集中的信息整合呈现平台

协同办公是学会使用面最广泛、频率最高的信息系统,希望通过协同办公可以实时、直观地了解到组织的运营状况(如会员、会议、项目、成果等数据),同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

1.1.12. 提供灵活的业务流程整合平台

当端到端的服务频繁出现时,员工办公环境将会越来越复杂,因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合,以快速回应需求,同时减少不必要的重复工作,将管理流程与业务流程进行有效的整合。

1.1.13. 提供有效的知识资产管理平台

过去在信息化建设过程中往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理,忽视了资源的管理。借助知识管理工具对学会内外的资源进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,从而提升学会在业内的影响力,同时提高工作效率,减轻工作量

1.1.14. 为学会提供直观的决策支持服务

针对学会系统的工作协同、业务整合、系统整合,为学会领导、部门领导、下属单位领导以及相关人员提供科学、直观、有价值的决策支持分析数据。

1.1.15. 通过信息化带来管理及经营的标准化

传统的国有及国有控股学会都面临着从粗放式的管理方式走向集约化、精细化的管理方式。而这种管理方式通过现代先进的信息技术,是可以大大促进管理的效率,促使管理标准化,促进学会提高经营效率。

1.1.16. 利用统一的信息系统应用平台,消除信息孤岛

通过统一的信息系统应用平台进行学会信息化的全面规划。注重将统一的信息系统应用平台的应用同学会的具体业务结合起来,以真正地促进资源管理和经营效率。只有这样,才能体现出消除信息孤岛之后的真实价值。实现对下属学会及项目的实时监控,并连接下面各级职能体系。对于项目的实施、跟踪及日常管理,将涉及学会及下属学会内部的多个系统及部门。