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学会信息化建设-学会OA介绍

来源:     发布时间:2019-08-08 08:42:47      文章分类:行业动态

近几年来,民政部门一方面大力推动行业学会商会去行政化(从半官方走向民间),一方面开始尝试一业多会(一个行业在一地可以成立多个行业学会)。即引入竞争机制,在同一行政区域,允许存在业务范围相同或者相似的行业学会商会。在这样的大背景下,如何在政府取消资金扶持的基础上,从学会层面获得新的收入来源,重点在服务。更好的为学会提供差异性服务,让学会社团呈可持续发展,小编认为可以从以下几个层面入手:

加强学会信息化建设,实现内部智能化管理

服务政府同时加强学会会员、行业和市场;

创新体制改革;明确学会目标;加强人才及信息化建设

加强学会会员的数字化管理,提供学会服务能力,能行业政策理论引导水平

企业信息化,从OA开始” 这句话在中国的学会内曾经被广泛流传。这是由联想集团最初提出的。所谓OA,即办公自动化,是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。OA主要推行一种无纸化办公模式。


随着国家针对学会定位及学会脱钩工作的进展学会信息化建设的需要,学会管理层逐步意识到传统办公中存在许多问题:

传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。  

使用纸质文件,造成大量时间、纸张和耗材的浪费,效率低下。

信息流转不畅通造成的高沟通成本,低响应速度。

任务分配的不明确,缺少协作和反馈。

员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使学会迅速提升。

缺乏依据造成领导层的决策困难。

为解决上述问题,学会急需在内部建立一个知识共享与办公协作平台,通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段,加强员工之间的沟通协作、文档及资源的共享、工作流程的审批以及学会文化的营造,全面提升和优化信息化的服务能力和应用水平。

学会的业务在不断拓展,学会的规模在不断扩充,要求作为高层管理决策层的办公活动在效率和管理科学性方面有进一步的改善和提高。例如目前办公活动中涉及的信息(包括公文、各种数据资料等),一般是基于纸质载体的,信息传递慢,查询困难,共享不及时,造成办公效率低。又如上级单位下发,各部门、各项目上报的定期或不定期数据资料信息量大且繁杂,单靠人工来进行这些信息的收集、汇总、统计、分析十分困难,在准确性方面难以保证,从而影响领导决策的科学性。因此,应依照先进的信息处理技术,从根本上改善办公环境和条件,使学会的管理水平有质的飞跃。

采用OA电子自动化的管理手段,使办公效率极大的提高,基本实现公文、签报和审批等电子化,大量减少办公用纸数量,从而降低管理成本。

通过OA知识管理系统,学会员工在内部网上学习到管理规范,各部门工作流程、产品知识、客户及学会竞争的知识、各个部门的培训教材、学会的发展现状和方向分析等。通过图书馆、档案管理、信息发布、数据中心等有关知识,逐步形成一个资源丰富、内容分类、主题相关、协作互通的知识库。

通过办公平台,将其它系统中各种流程事务融合进来。如财务系统中的费用报销。同时,OA办公自动化可以作为一个统一的入口实现对其它各种业务的综合查询。


OA软件解决学会的日常管理规范化、增加学会的可控性、提高学会运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中具体到很多行业都能用的上关注于学会日常办公的效率和可控性,是学会提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。