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协会脱钩后发展,协会提升会员服务,提升活动会议组织

来源:     发布时间:2019-08-08 08:55:04      文章分类:行业动态

近几年来,民政部门一方面大力推动行业协会商会去行政化(从半官方走向民间),脱钩的主体是各级行政机关与其主办、主管、联系、挂靠的行业协会商会。其他列入公务员法实施范围和参照公务员法管理的单位与其主办、主管、联系、挂靠的行业协会商会,参照本意见执行。同时具有以下特征的行业协会商会纳入脱钩范围:会员主体为从事相同性质经济活动的单位、同业人员,或同地域的经济组织;名称以“行业协会”、“协会”、“商会”、“同业公会”、“联合会”、“促进会”等字样为后缀;在民政部门登记为社会团体法人。

列入脱钩名单的全国性行业协会商会(见附件),必须按规定要求和时限完成脱钩。暂未列入脱钩名单的全国性行业协会商会,暂时实行业务主管单位和登记管理机关双重管理,同时按照去行政化的要求,加快推进相关改革。

在这样的协会脱钩背景下,如何在政府取消资金扶持的基础上,如何规划好协会脱钩后发展,重点在会员服务。更好的为协会会员提供差异性服务,让协会社团呈可持续发展,中科服公司认为可以从以下几个层面入手:

服务政府同时加强对于协会会员、行业和市场;

明确协会目标;加强人才建设;协会信息化建设;

加强企业会员的数字化管理,增强凝聚力搭建协会会员智能管理系统

线下会展活动需要智慧化,改善服务体验;

本文先从协会的线下会展活动升级这个小话题展开讨论。

行业协会社团之间的竞争必然导向他们主导的产业会展间的竞争,这也直接推动了协会对于会展活动策划和管理能力提升的迫切需求。长期以来,传统的协会社团活动经常面临以下问题:

协会会议参会人数多,报名信息收集困难;

会员类别多,票务类别多,如何实现会员服务差异化

动现场管理经验不足,效率较低;

多场活动数据无法打通,全年活动效果无法分析;

 

目前,随着会展科技的不断发展,数字会议已经在协会举办会议中逐步普及。以一场线下会员活动为例,只要通过以下几个功能模块,就能提高筹办效率,让活动现场高效有序。

三位一体会议平台:推广传播报名一同步进行

传统协会的线下会议活动,大多使用纸质文件通知,报名采集也通过纸质报名表。这个方式不止在传播范围方面局限性较大,同时报名打款时效性较长,不利于数据统计。

而通过微站可以同时实现信息展示、推广传播、报名付费等多个维度的功能。微站本身有多种风格模板,适用于多种活动场景,支持主办方嵌入图片、视频、日程、地址等各种模块,并可以一键分享至微信、朋友圈、微博等多个社交渠道。同时可对传播数据进行实时跟踪统计。

会议优惠码:会员优惠自动生成

协会社团的活动,对于会员一般都会有优惠政策,并且不同等级的会员单位可能有不同的优惠幅度。主办方可以后台自助操作优惠设置,让指定会员可以享受到相应的会议优惠。通过后台的会员管理,给不同等级的会员发送相应的优惠码。会员在收到优惠码后,报名注册活动时填写优惠码即可直接享受会议优惠。这个方式能够有效提高会员的满意度,同时让报名付款流程更加可控,省去了人为核实打款情况的时间。

 

电子签到:通过速度5s/人

传统的协会社团活动,都采用纸质签到,主办方提前统计好参会人员信息后,整理打印成签到表格,现场在表格内找到参会人姓名完成签到。这样的方式不止现场速度慢,工作人员工作量大,同时报名信息无法及时更新。当前大部分线下活动都采用电子签到的方式,其中登记等待时间不超过十秒,签到速度达到了5秒/人,现场高效有序,很大程度上提升了参会嘉宾的参会体验。不经如此,在用餐、接机、酒店等原本需要纸质签到或纸质凭证的场景,都可以使用电子签到来实现,让现场活动运营更加的灵活、高效的同时,还能实时统计现场数据,为后续的活动提供数据参考。

数据管理:全年数据一键导出

每年举办的多场会议,所有参会数据都代表了该协会/社团的运营成果,同时对数据的分析也能精准的为后续发展方向给出指导。这就要求系统能够对全年的会议数据进行统一的打通管理,在针对单场会议数据作整理分析的同时,针对全年的多场会议,也可以看到全年的会议数据、分析报表,并支持数据一键导出。所有会议的参会人员信息,可以统一收集到通讯录中以便后续进行运营管理。

除此之外,针对医疗方向的协会社团来说,线下的学术交流大会也是推动学科发展和学者交流的重要会议之一。其中征文收集和日程管理这两个需要耗费大量人力和时间的“老大难”问题也可以通过数字会务来实现。

协会社团正处在转型升级的关口,线下会展会议只是其中一个环节。中科服公司爱会议顺应数字时代的发展要求,借助互联网、移动互联网技术以及云计算、大数据等相关技术,针对协会所存在问题,利用“互联网+社团”的数字化管理模式,为协会的数字化运营管理提供了“云社团”解决方案。