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无纸化多媒体会议系统--智能会议系统领导者!(1)

来源:中科服     发布时间:2019-08-07 09:08:45      文章分类:网站知识


无纸化会议系统是行业领先的、专门为解决现代会议中的实际问题而提出的一体化解决方案,适合于各种高端会议场合,以及重要的政务、商务、企事业单位和大型活动的会场实施应用。无纸化会议系统实现全数字化管理,支持Ethernet或Wi-Fi网络连接方式,有力保障通信质量。系统中央节点采用千兆以太网串行模式连接,级联扩展全部通过网线实现,终端可采用有线/无线通讯方式,对各种规格的会议厅以及临时会场均具有良好的适应性。

无纸化会议系统全部采用具有自主知识产权的会议管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议使用方对整个会议流程进行高效便捷的控制,对会前准备,会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能,保证会议正常、有序、安全地进行。可支持签到、多媒体播放、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读、邮件收发等多种常见的会议功能,又集成有手写批注、同步文稿演示等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。

1. 需求分析

1、保密

随着国家信息化进程的不断加快,信息安全问题也越来越突出,引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中,由于每次会议的召开,需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好,在文件的打印、复印、装订等过程中,由于中间环节多,给保密会议带来了很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。

2、节省

在政府机关、科研机构,和各企事业单位,每年各种会议较多,会议材料用纸量较大,印制等各种费用较高,人力及时间消耗较多,不仅增加成本,而且也不适应信息化时代的发展。同时与建设一个高效,节能,环保的社会也不相称。无纸化不仅能大大提高工作效率,对环保节能也具有深远的意义。

3、易管理

所有用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端无法更改服务器的配置。

4、易维护

通过网络获取资源,是网络计算环境下的终端设备,不会出现客户机系统崩溃等现象,而且安装操作系统时很方便,会议结束后,彻底清除垃圾文件。

5、强安全

外部的存储数据在指定的区域,与操作系统相隔离,会议结束后,彻底清除会议文件,保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且,每次系统重起后,系统都会恢复到最初的状态。

6、便操作

使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用。使用者所需要做的事只有一件:打开电源;开关计算机同家电一样简单。对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。在多功能无纸化保密会议中,结合会议软件,可以实现更多,更全的功能。

2. 建设原则

本方案参照同类会议室建设使用情况,充分征求了专家和使用单位以及设备供应商的意见,综合分析考虑制定本工程设计目标和原则。

2.1. 先进型性原则

采用先进的、开放的体系结构,整个系统能体现当今会议技术的先进发展水平。

2.2. 实用性原则

能够最大限度的满足实际使用要求,采用集中管理控制的模式,在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。

2.3. 可扩充性、可维护性原则

为系统以后的升级预留空间,系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的, 充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外,在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下,通过优化设计达到最经济性的目标。

3. 设计思路

首先,通过后台管理界面进行会议定制,包括:录入会议议程、参会人员,上传会议资料等。完成这些操作后,会议管理人员在会议开始前进入会场,在会议管理系统的管理端开启会议。

与会人员到达会场后,根据会议终端上的名称、座号提示在指定位置就座,并在自己计算机终端上进行会议签到。开会时,参会人员使用自己的计算机终端来浏览会议资料、进行会议交谈,查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。会议结束后,用户可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作。

 

3.1. 会前准备

登陆管理-后台登陆的权限控制

会议室定义-设置会议室布局图/座位号及位置

首页编辑-编辑开机导位欢迎界面

多会议管理-多会议编辑//会议日程设置/切换当前会议

与会者设置-编辑参会人员列表详细信息/编辑每一位与会者的权限/列表导入导出

文件分发-上传文件分类及会议文件/为文件定义查阅权限

投票设置-管理并控制会议投票/列表及结果导入导出

视频管理-搜索并配置视频直播源、添加点播视频文件

3.2. 会中交互及控制

会议签到-参会人员电子签到管理及状态查询

会议信息-显示参会人员的列表详细信息,显示当前会议的日程

会议文件-显示并打开管理员分发的会议文件

会议现场-支持打开文档并同步共享演示文档/批注文档/观看同步演示/异步独立观看

会议记录-会议过程随手笔记/会议记录的上传/导出 

电子白板-可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动/支持多人互动 

交流提示-支持与会者之间实时交流

网页浏览-浏览internet网/可锁定首页

个人资料-可以导入本地私有文件/可随时上传共享私有文件

会议投票-提供会议现场的投票表决功能

视频服务-播放视频文件/直播源

PC模式-把无纸化终端作为普通PC电脑使用/支持全屏共享电脑

主持功能-主席机特有,包括界面强切/投票控制等功能

中控功能-支持统一升降控制/统一关机/也可操控接入的第三方中控

3.3. 会后归档

会议归档-会议过程文件打包备案保存/会议痕迹清空

4. 系统介绍

4.1. 功能介绍

该系统与网络会议室硬件系统构成了企业高效会议的完整解决方案.企业内部只需部署一套服务端软件,即可支持企业内部的所有会议室和会议管理.在会议软件系统中最主要的是的参会用户模块,该模块包含以下功能:

 

功能一:排位系统

本系统是会议系统的的重要组成部分。本系统基于信息技术、显示技术平台,采用自动化模式,来实现会议终端自动显示就座与会人员姓名、职务等,能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟

功能二:签到系统

电子化签到系统需要做到一键触摸快速签到,自动记录。系统提供自动抓拍的功能,可以直接保存签到人的图像,作为核对信息提交至后台管理服务器。签到状态统计、查询,统计结果可直接导出为excel文件。

功能三:文件分发系统

信息化时代的会议对电子会议文件的即时分发提出了较高的要求,在便捷的文件分发系统的管理下,无论是预置的文件还是临时增添的文件均可通过服务器即时分发到每个与会者手中。系统还设置了严格的文件分发权限,可便捷地设置每个与会者对文件的阅览、导出、查看权限。