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企业会议系统综合管控的信息化系统

来源:     发布时间:2019-08-26 08:53:39      文章分类:会议快报

企业经营的核心首先是生存、发展,最终要实现盈利。而利润则是衡量一个企业是否优秀的标准。随着市场上各行业的竞争加剧,同时也由于企业在日常生产经营活动中各类必要的成本支出持续增高,直接导致了企业发展的机会和利润空间越来越小。在上述外部因素与内部因素相互影响下,一定程度上限制了企业的主观能动性,进而制约了企业的盈利能力。相对于内部生产经营风险,针对外部因素影响,企业更多的是随着经济行为的转变来调整自身的业务模式,从宏观上制定企业发展方向,以紧跟市场经济的规律。

作为企业来说,运营成本是否能够做到可管可控,如:人员成本支出、固定资产投入、沟通成本等等多方面,这在相当程度上关系到企业自身竞争力的高低。随着IT技术的加速发展,企业在也逐步借助于IT信息化技术的部署来提高企业的生产运营效率,降低运营风险和成本,从而提高企业整体管理水平和持续经营的能力,该行为的核心本质也就是降本增效。

1、基于综合管控系统部署实现资源统一管控

资源管理综合管理系统,包含:一个管控平台、两种管理入口、三个管理维度、四个管理对象。

1)、一个平台:综合管控平台

通过会议综合管控平台的建设,旨在最大限度提升企业内部工作的效率, 在此基础上,同时兼顾考虑系统的易用性,可用性,稳定性,安全性及附加的会议功能实现。同时,需考虑到多种业务会议场景对会议的不同需求。在后台的设计需考虑IT管理后台报表的完备性,以便在需要的时候随时可以导出参考的数据。

会议综合管控平台重要功能点关注:

Ø  系统简单易用,设计界面友好,学习成本低

Ø  高契合度的协作功能,满足工作上的交互及协作。

Ø  低干预度设计,用户自主操作,仅设备故障才需IT人员介入。

管控平台整体架构设计:

系统采用三层技术体系结构,即采用J2EE技术,B/S相结合的技术体系结构。三层结构的客户/服务器模型是当前先进的协同应用程序开发模型,它将应用功能分成表示层、功能层和数据层三部分。

管控平台兼容性设计:

Ø  与视频会议相关设备互联互通,实现软硬件终端的会议预约、呼叫及自主入会;

Ø  与OA、HR、邮件等系统融合,实现权限架构同步、会议室资源信息同步,行成统一会议管理;

Ø  具有相应的API, 便于后续的二次开发与集成;

Ø  可与目前主流智能控制系统对接,整合控制功能。

会议的全生命周期管控:

Ø  会前:会议/会议室资源查询、会议预定及审批、会议通知发送

Ø  会中:会议开始/结束控制、系统场景一键切换调用、设备自定义控制、资源占用感应与释放、会议人数统计、设备运行状态监视

Ø  会后:管理与统计功能。资源查询:对各时段视频会议终端/会议室、与会人等资源占用情况适时更新,并进行查询;统计分析报表:对已召开的会议进行统计分析,记录会议名称、召集人、所属部门、会议时长,会场数量。系统支持将统计的信息导出到Excle内,便于用户使用;日志管理:系统自动记录用户的登陆及操作日志,管理员可查询日志,支持读取和采集系统日志;系统服务管理:支持实时监控系统服务运行状态,支持实时监控服务器磁盘占用情况

2)、两个管理入口:移动端接入与固定接入

2018年,互联网+、云计算、智能化等应用进入爆发期。可以预见,企业对高效沟通协作、部署管理的要求更高,正不断向无纸化、智能化、云化、移动化升级。综合管控平台从会议系统的角度统一管理和控制系统内的所有终端和视频媒体服务平台进行组会,会管平台提供基于移动端和固定端的管理入口,统一管控,实现对云视频平台、直点播平台、会议行为的统一管控。

移动端:手机微信、手机APP

固定端:笔记本WEB方式登入

3)、资源管理的三个维度:场地资源、会议行为、系统运维

随着企业生产经营活动的不断开展,是部门内部、部门与部门之间、跨地域之间、或是企业与合作单位/客户的沟通协作日益密切,所产生的会议形式也具有不同的特点。如本地会议、远程视频会议、项目沟通会、培训会、商务洽谈会、政策传达会议等等,不同的会议活动对于场地的要求不尽相同。同时企业在建设会议室之初考虑到成本的投入,各会议室的功能与配置也会有差异。因此,从发起一个会议请求开始,作为预约人员需要考虑:选择适配的会议场地、制定会议规范、考虑会议过程中及会后的运维保障。

Ø  场地资源:图形化的会议室场地呈现。占用情况可视化预览,内部设施及功能说明标注明晰。

Ø  会议行为:内置多样化的会议模板,一键勾选,快速适配所需的会议需求;

Ø  系统运维:通过管控平台实现对设备在运行状态的实时监管,提供故障功能,前端会场一键请求协助,以及会中的个性化控制等等。

4)、四个管理对象:员工、会议、系统、资产

员工:可同步企业内部HR系统,获取组织架构及权限设定。

为提升会议系统的预约效率,将预约权限下放至企业每个员工。伴随预约权限的下方,所产生的问题或有:会议资源占用超预期、无效的会议预约等等,南方电讯睿致综合管控系统借助于两方面解决此类问题。

Ø  同步企业内部业务审批流程,执行会议预约审批制度;

Ø  借助于图像识别、红外探测感应等技术对会议占用行为进行自动化统计处理;

以此规范企业员工的会议预约行为,解决资源浪费,降低成本。

会议:如前所属,包括会议室场地资源、会议行文模式、会议指引发布等的管理。

系统:信息化系统的持续有效运行依赖于规范化的运维管理,在日常会议活动中,管理员或具有相应权限的人员可实时查看系统或设备的在运行状态,及时查看告警信息并做出既定处置。另外,南电睿致管控系统可提供丰富的数据报表功能,提供月度/季度/年度的使用报告,可供企业高层做出相关决策部署计划,如前期投建的会议资源是否无法负载现有业务活动,亦或是前期投入资源利用率不足而导致有浪费行为。

资产:设置资产管理模块,对于会议系统及相关配套资产做整体的录入统计,如购置时间、序列号、所属部门、故障及维护情况、保修期状态等等。

2、基于远程通讯技术降低协作的成本,提升沟通效率

随着互联网+、云计算、智能化等应用进入爆发期。企业对高效沟通协作的要求更高,正不断向云化、移动化升级。单纯的视频会议或音频会议已无法满足其需求。真正高效的沟通需至少满足4A标准,即ANY ONE(任何人)、ANY NETWORD(任何网络)、ANY WHERE(任何地点)、ANY TIME(任何时间),能够集音视频会议、无纸化办公、远程会商、内容管理等智能多媒体应用于一体,实现自由的高品质统一协作。

提供定制化的统一协作服务,一直致力于推动政府、金融、企业、医疗、教育等各行各业的信息化建设,所提供的解决方案如下:

Ø  基于公有云|私有云|混合云|专属云部署的普天睿云业务

Ø  基于固定会议室的固定应用解决方案

Ø  面向领导的桌面级视频会议应用解决方案

Ø  面向于移动端的移动解决方案

Ø  面向特定场景的一体化慧呈解决方案,等等。

通过远程视频协作系统,对于企业来说,可有效提高会议组织效率、降低差旅费用、节省时间成本。在竞争日趋激烈的现在,时间就是金钱,基于远通信技术部署远程协作解决方案,及时掌握并传达先机,方可决策制胜于千里之外。

3、基于先进的多媒体音视频技术构建高效的会议系统

会议室智能化建设成为现如今新的发展趋势,作为企业来说,经常会有如内部沟通讨论、商务谈判、产品演示、客户参观接待等活动,都需要好的会议室系统来进行配合,从而达到高效便捷、实用美观等目的。构建一个好的,或者说高效智能的会议系统,需遵循四化标准:集成化、智能化、数字化、网络化。同时随着移动设备逐步应用于日常办公,在会议室应用设计时,也充分考虑到BYOD体验,丰富资源分享的手段及效率。

企业内部的会议室按照应用可分为:

Ø  大中小型会议室;

Ø  视频会议室

Ø  多功能厅;

Ø  培训室;

Ø  贵宾接待室;

Ø  洽谈室

Ø  展览展示厅 等等。

除按照既定需求部署相关视频、音频、传输等设备/系统外

1)、于会议室前端部署基于网络的控制系统以实现集中管控,并纳入整体的会议管控平台,可实现至少两种控制模式:远端管理员控制、本地会议与会人员自行控制;并具备备份的控制模式,如可基于网页控制等。另外借助于产品技术的不断更新,部署相关自动化处理设备,并可接入BYOD设备,丰富会议应用。如:

2)、针对中小会议室部署支持多格式信号输入的图像自动切换器设备(支持DP、USB TYPE-C、HDMI等),支持笔记本信号接入、具备USB TYPE-C接口的移动设备接入等;并支持自动切换,在使用过程中无需额外干预,降低了与会人员的使用门槛。设备内置无线接入投屏显示功能,支持笔记本、IPAD、智能手机无线接入快速分享演示。

3)、配置大屏交互设备,提供集显示、内置电脑、手写批注、快速分享、无线投屏等功能。更加贴近于企业的会议应用特点。

4)、配置语音转录系统,提供语音识别自动生成文字信息并保存,于摄像存储共同作为会议纪要存档,供后续翻阅查看。