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“互联网+”会议系统,让一切都变了

来源:中科服     发布时间:2020-04-01 13:33:46      文章分类:行业动态

      无论是党政机关,还是企业社团,会议是组织工作不可缺少的方式;在市场营销领域,组织会议更是常用有营销工具。
      传统组织会议往往需要投入大量的时间、精力和财力,主办单位、组织者不胜其苦。在“互联网+”趋势下,我们能不能借助先进的技术让会议组织变得很简便、更轻松呢?
      会议系统由用户管理、通知发布、在线报名、费用支付、现场签到、互动交流等模块组成,基于微信服务号运行,因此操作十分简便:

1、会员系统
       社区针对用户管理已经推出多项技术,如集群通讯录、微名片等,用户只要提交基本信息即可成为系统用户。
      应用到会议系统,组织者可以对会员进行分类、分组,预先设置组织机构、权限等,这样就具备了组织会议的基础。
2、会议通知
      系统为每场会议组织设置了名称、时间、地点、报名须知等基本信息,主办方可采用在线编辑器对会议相关要件进行管理。
      为满足特殊行业会议组织的需要,系统还专门设立“数字词典”供主办方选用,如对会员进行分类设置等;
3、在线报名
      每场会议组织都涉及会务费、住宿费、餐饮费等,主办方可根据实际进行设置。
      会议对象在浏览通知时,可直接进入报名系统,然后自行选择报名项目;主办方也可对分类用户设置不同会务费用。
4、费用支付
      系统基于微信服务号运行,因此会务相关的费用结算就可以直接在线支付,也可以报名后到现场再支付。
      由于费用事先支付,主办方就可以提前安排住宿、餐饮等,并事先告知对方。
5、现场签到
      在传统的会务工作中,签到、接待是重要的一环,现在这一切通过扫码就可以完成。会议对象到达酒店自己扫一下二维码就可完成登记,领取房卡、会务资料、餐券等。
      如果象培训会之类需要多次签到的,系统可以设置多个签到码。会议对象在会议室、培训室门口扫一下即可“签到”。
      如果需要限制“代签”,系统还可设置动态的签到码,除非本人现场签到否则无法作弊。
6、互动交流
      在组织、参加会议的过程中,需要向主办方咨询、了解的问题都可以通过系统提出,并由组织者及时回复。

      为支持会议组织,系统还应用腾讯模板消息、内部邮件等,可直接将会议通知下发给目标群体。


      会议系统应用范围十分广泛,不但可以节省大量的时间、精力,还可以带来更多增值效益:
      如医院应用会议系统组织员工业务培训,主讲、听课采用记分考核方式,成为医院管理的重要方式;如台州市医学会,每年经组织100多场次的会议,有了会议系统后会员服务、会议组织、学分管理就方便许多。
      此外,提供会务组织的酒店,应用会议系统、微信直播可以为客户提供全套会议组织解决方案,可以迅速提升酒店服务的竞争力。